情報共有にピッタリのワークフロー【業務を支えるマル秘システム】

電子文書化する意味

男性

社内SNSにしても、ワークフローにしても、そのシステムを導入する意味というのはまず電子文書化することが可能になるというメリットが有ります。従来オフィス環境下においては紙文書による事務手続きが主流になっていたわけですが、この形式となると例えばひとつの案件を認可してもらうのにも、都度担当者のデスクへ赴いてその書類の確認をしてもらって認定してもらい、またその上で更に上位の担当者のもとへ行くことが必要でした。ひとつの目的を遂行するために、大変手間がかかる段階を踏まなければいけなかったのです。もちろんそれが当たり前であった頃ならばなんの問題もなくそれが普通だったわけですが、現在ではパソコンやオンライン環境が当たり前になっていますからオンライン上で完結できる方が絶対に良いと言えます。その作業を行うことが出来る環境下ならば、逐一書類を人力で持って行って認可してもらって、次の認可先へまた持っていくというアナログな段取りが必要なくなります。ワークフローを導入すればそういった段取りは必要なく、オンライン上でさくさくっと文書を共有して認可なども行うことが出来、その結果の進行なども関係者が全て確認することが可能となります。また、社内SNSを利用すれば共有したい文章もその内部でオンライン環境で共有することが可能ですから、文書が消失するリスクも減りますし即時的に情報を共有することが可能になります。更には、その資料の整理や検索も用意になりますから実に見やすく、暗黙知の共有が容易になります。